Pour être représentative de l’ensemble de la société, l’Histoire doit s’écrire à partir de plusieurs points de vue. Les documents d’archives sont une fenêtre unique sur le parcours et la contribution d’une personne, d’une famille ou d’un organisme. Ils contiennent des informations précieuses qui peuvent grandement enrichir la connaissance d’une région, d’une population et d’une culture. Ces documents sont des témoins de l’Histoire et il est important de les préserver pour les générations futures.
Dons d’archives
Qu’est-ce qu’un document d’archives ?
La Loi sur les archives définit les documents d’archives comme étant :
« l’ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits ou reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale »
Exemples de documents d’archives
Don d’archives à la Société du patrimoine des Beaucerons
La Société du patrimoine des Beaucerons cherche toujours à enrichir ses fonds et collections d’archives, afin d’améliorer la connaissance de l’histoire et de la culture beauceronnes. Elle compte principalement sur deux modes d’acquisition :
Don
Il est possible d’offrir à la SPB vos archives de votre vivant et, ainsi, de permettre à son équipe de vous accompagner dans le tri de vos documents. Vous pouvez demander qu’un reçu de charité vous soit remis par la SPB pour le montant de la juste valeur marchande des documents cédés.
Legs
Il est aussi possible de signifier dans votre testament votre volonté de léguer vos archives à la SPB. Cette consignation garantira que vos documents lui seront transférés à la SPB à votre décès pour y être conservés.
En faisant don de vos archives à la Société du patrimoine des Beaucerons vous :
Faites connaître votre histoire et contribuez à enrichir la connaissance de la Beauce.
Assurez la pérennité de vos documents dans des conditions de préservation optimales.
Permettez une conservation, une mise en valeur et une diffusion du patrimoine beauceron.
Évitez que des informations précieuses sur votre parcours ne soient détruites ou perdues.
Processus d’acquisition
Voici les étapes du processus d’acquisition des documents d’archives :
Offre de documents
Le donateur contacte la SPB pour offrir des documents d’archives.
Projet d’acquisition
L’archiviste prépare un projet d’acquisition comprenant une description détaillée des documents offerts par le donateur.
Étude du projet d’acquisition et décision
Le projet d’acquisition est étudié par le comité des acquisitions pour déterminer si les documents cadrent avec la politique d’acquisition de la SPB et une recommandation est formulée au conseil d’administration qui prend la décision finale.
Convention de don
L’archiviste et le donateur négocient les modalités de la convention de don (confidentialité, licence d’utilisation, etc.) avant de procéder à sa signature et au transfert des documents à la SPB.
Évaluation monétaire
Si besoin est, la SPB procède à une évaluation des documents par un expert externe et émet ensuite un reçu de charité au montant de la juste valeur marchande des documents.
Politique d’acquisition
Pour plus de détails sur les types de documents recherchés, nous vous invitons à lire la politique d’acquisition de la SPB.