Politique de confidentialité

Préambule

 

La Société du patrimoine des Beaucerons (ci-après « SPB »), service d’archives privées, exploitant du site Internet spbbeauce.ca et administrateur réseau du site web archivesbeauce.ca (Portail des archives de la Beauce), est assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Nous sommes soucieux des enjeux concernant la confidentialité et nous prenons des mesures pour assurer notre conformité aux exigences en vigueur. Il nous importe d’être transparents par rapport à la collecte de données que nous effectuons dans la réalisation de notre mission.

 

Site web de la Société du patrimoine des Beaucerons

 

La Commission d’accès à l’information du Québec définit les renseignements personnels comme étant « ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier »[1]. Les renseignements personnels collectés par le site web de la SPB sont ceux que vous avez consenti à nous fournir ou que vous avez vous-même saisis (billetterie, formulaire de don, boutique en ligne, formulaire d’adhésion comme membre de la SPB, formulaire de contact, formulaire de prise de rendez-vous en ligne). Ces renseignements sont confidentiels et en aucun cas ces renseignements ne seront vendus, rendus publics ou communiqués à un tiers sans votre consentement, sauf pour un service auquel vous vous êtes volontairement inscrit.

 

Il est à noter qu’il ne sera jamais nécessaire pour vous de fournir des renseignements personnels lors de votre visite sur le Portail des archives de la Beauce.

 

Consentement

 

En fournissant des renseignements à la SPB, vous nous autorisez à recueillir, utiliser et communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité et tel qu’autorisé ou requis par la loi.

 

Retrait du consentement

 

À tout moment, il est possible pour vous de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels en écrivant par courriel à l’adresse direction@spbbeauce.ca.

 

Par contre, le retrait de votre consentement pourrait empêcher notre personnel de répondre à vos demandes d’information ou de compléter une demande de service.

 

Types de renseignements recueillis

 

Les renseignements personnels que la SPB sera autorisée à collecter, sans s’y limiter, à la suite de votre consentement et selon les services sont :

  • Renseignements nominatifs : (nom et prénom, adresse postale, courriel, numéros de téléphone)
  • Informations de carte de crédit
  • Date d’adhésion à titre de membre ou de renouvellement du statut de membre
  • Renseignements relatifs à un don, une réservation de billet ou tout autre service complémentaire

 

Utilisations des renseignements

 

Ces renseignements personnels sont collectés lorsque vous utilisez un de nos services ou lorsque vous nous les communiquez volontairement, par exemple, pour :

  • une inscription à un événement ou une activité
  • un formulaire de contact sur notre site web
  • un achat sur la boutique en ligne de notre site web
  • une adhésion comme membre de la SPB ou un renouvellement du statut de membre
  • un processus de donation de documents d’archives à la SPB
  • une prise de rendez-vous pour une consultation

 

Ces renseignements personnels seront uniquement utilisés pour :

  • vous identifier dans nos systèmes informatiques (billetterie, inscription)
  • tenir des statistiques de notre clientèle
  • traiter vos demandes et effectuer un suivi avec vous par rapport à un service (demande d’information, donation de documents, consultation)

 

Utilisation des fichiers témoins

 

Des fichiers témoins (cookies) sont utilisés par le site web de la SPB et le Portail des archives de la Beauce. Ceux-ci permettent d’identifier votre navigateur web lors de votre visite et de répertorier les pages visitées à l’intérieur de notre site pendant une session. Les fichiers témoins sont uniquement lisibles par le site Web qui les transmet à votre ordinateur. Les fonctions transactionnelles du site nécessitent la création d’un fichier témoin sur votre ordinateur qui contiendra des informations permettant de vous identifier et de rendre votre navigation plus conviviale. Ce fichier est accessible par notre serveur. La désactivation des fichiers témoins optionnels peut empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités de notre site.

 

Google Analytics 

 

Dans le but d’analyser votre utilisation de son site web et du Portail des archives de la Beauce, la SPB utilise Google Analytics. Ce service est fourni par Google inc. (ci-après : « Google ») et utilise des fichiers témoins et d’autres identifiants uniques anonymes placés sur votre matériel informatique. Par le biais de ce service, la SPB peut analyser les données sur le trafic de son site web et le Portail des archives de la Beauce (incluant votre adresse IP). Ces données sont transmises et stockées par Google sur des serveurs situés aux États-Unis. Google est susceptible de communiquer les données recueillies à des tiers en cas d’obligation légale ou lorsqu’un tiers traite des données pour le compte de Google. Toutefois, aucune donnée permettant de vous identifier ne sera transmise à Google. L’utilisation de ces données vise à évaluer votre utilisation des sites web, à dresser des rapports de votre activité sur les sites web ou à fournir des services en lien avec l’activité des sites web ou de l’Internet.

 

Conservation des renseignements personnels

 

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour réaliser les objectifs mentionnés antérieurement dans cette politique ainsi que pour la durée exigée ou autorisée par la loi (par exemple en matière de taxes, d’impôt ou de comptabilité). Toute donnée personnelle n’étant plus requise pour l’une de ces deux fins sera supprimée, dépersonnalisée ou anonymisée.

Pour toute question, commentaire ou plainte en lien avec la présente politique, la SPB a nommé Josée Paquet comme responsable de la protection des renseignements personnels. Les coordonnées de la responsable sont :

direction@spbbeauce.ca

Paul-André Bernard, président
president@spbbeauce.ca
418 397-6379

 

Politique adoptée par le conseil d’administration de la Société du patrimoine des Beaucerons le 21 septembre 2023.

 

[1] Définition provenant du site web de la Commission d’accès à l’information du Québec